🗂️ SharePoint vs OneDrive：中小企業で失敗しない使い分け完全ガイド

「SharePointとOneDriveってどう違うの？」と悩んでいませんか？
Microsoft 365を導入する中小企業でよくある疑問です。
両者はクラウドストレージという点は共通でも、用途・権限・共有の仕方などに大きな差があります。
本記事では、実務で“どちらをどこで使えばいいか”を中心に、両者の違いを丁寧に解説します😊

📌 本記事の内容

• SharePointとは？
• OneDriveとは？
• SharePoint vs OneDrive 違い比較表
• 中小企業での使い分けパターン
• メリット・デメリット
• 運用ルールを決めるポイント
• まとめ

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📋 SharePointとは？

• チーム・部署・組織全体で使う共有基盤
• サイト（ポータル）形式で資料・ナレッジを整理できる
• ドキュメントライブラリを用いたファイル管理・アクセス権限の細かい設定可能
• 社内ポータルやワークフローなど、情報共有と連携の核になる

☁️ OneDriveとは？

• 各ユーザー専用のクラウドストレージ
• Microsoft 365でユーザーに割り当てられる個人用ストレージ（プランにより容量あり）
• 個人作業や下書き・持ち運び用途に便利
• 他人との共有もできるが、主な用途は「自分用」

🔍 SharePoint vs OneDrive 比較表

項目	SharePoint	OneDrive
利用対象	チーム・部署・全社	個人（ユーザー）
主な用途	共同作業／ポータル／ナレッジ共有	下書き・個人作業・一時保存
アクセス権限	詳細に制御可能（フォルダ／サイト毎）	基本は本人／必要に応じて共有
ファイル所有権	組織に所属	ユーザー本人に所属（管理注意）
操作性	サイト構造や設計が必要	手軽で同期・モバイル利用が簡単

🛠️ 中小企業での使い分けパターン

1. マニュアルや公式資料 → SharePointに保存
2. 個人作業・下書き段階 → OneDriveに保存し、完成後にSharePointへ移動
3. 共有ナレッジ → SharePointサイトで整理し検索性UP
4. 退職・異動時リスク → OneDriveのみ保管はNG、必ずSharePointに残す

💡 メリット・デメリット

✅ SharePointのメリット

• 組織的な情報共有が進む
• アクセス権限の制御が柔軟
• Teamsなど他ツールとの連携が強い

⚠️ SharePointのデメリット

• 初期設計・運用ルールがないと誰も使いこなせない
• 管理工数が増える

✅ OneDriveのメリット

• 個人作業のための自由度が高い
• デスクトップ／モバイルとの同期がシームレス

⚠️ OneDriveのデメリット

• 共有用途には向かない
• 退職・異動時にデータ引き継ぎ問題が発生する可能性あり

✅ 運用ルールを決めるポイント

• フォルダ命名規則を統一（例：部署名_プロジェクト名_年度）
• 共有ポリシー：誰がどこまでアクセスできるかを事前に決める
• バックアップ・アーカイブ対象を明確化
• アクセス権限を定期的に見直す

🎯 まとめ

SharePointとOneDriveは似ているようで役割が大きく違います。
「共有・公式ドキュメントはSharePoint」「個人作業・下書きはOneDrive」
と整理してルール化することが、中小企業での成功のカギです。
導入時にしっかり使い分けを決めれば、情報の散在やトラブルを防げます。

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