① 署名設定（最優先）

なぜ最初にやる？

• 送信忘れが一番多い
• 返信・転送時の体裁が崩れやすい

おすすめ設定

［ファイル］→［オプション］→［メール］→［署名］

✅ 最低限入れる項目（業務）

会社名
部署名
氏名
メールアドレス
電話番号

✅ おすすめ運用

• 新規用署名／返信用署名を分ける
• 改行多め・文字装飾は最小限
• ロゴ画像は極力使わない（文字化け・容量対策）

② 既定の差出人名・返信先確認

チェックポイント

• 差出人名が「表示名」になっているか
• メールアドレスが正しいか

📍
Exchange / Microsoft 365 でも表示名ズレはよく起きます

③ 受信トレイ整理（仕分け・表示）

③-1. 会話表示のON/OFF

［表示］→［会話として表示］

👉 慣れていない人は OFF 推奨

③-2. プレビューウィンドウ

［表示］→［閲覧ウィンドウ］

おすすめ：

• 右側表示
• 上下表示は長文メールで疲れる

④ “重要”フラグより「分類（色分け）」設定

おすすめ理由

• 重要フラグは乱立しがち
• 色分けは直感的

［ホーム］→［分類］→［すべての分類］

例：

• 🔴 至急対応
• 🟡 対応中
• 🔵 共有・参考
• 🟢 完了

✅ チーム共有でも説明しやすい

⑤ 自動仕分け（最低限でOK）

作るべきルール（例）

• CC のみ → フォルダへ
• 自動通知メール → フォルダへ
• メルマガ → 別フォルダへ

❌ 最初から作りすぎない
→ トラブル時の切り分けが困難

⑥ 迷惑メール設定（意外と重要）

［ホーム］→［迷惑メール］→［迷惑メールのオプション］

おすすめ：

• レベル：低
• 社内ドメインは 安全な差出人 へ追加

👉
Outlook 標準で止めすぎると「届かない事故」が起きやすい

⑦ 送信取り消し防止（遅延送信）

やっておくと救われます

［ルールと通知］→［新しいルール］

• すべての送信メール
• 1～2分遅延して送信

✅ 誤送信防止
✅ 添付忘れ対策

⑧ 添付ファイルの保存先確認

クラウド連携時の注意

• OneDrive / SharePoint 添付が既定になることあり
• 外部宛メールで困る原因

👉
必要に応じて「コピーとして添付」に切替

⑨ 通知設定の整理（集中力対策）

［ファイル］→［オプション］→［メール］

おすすめ：

• デスクトップ通知：ON
• 音：OFF
• タスクバー表示：ON

📌
Teams と併用時は通知過多に注意

⑩ バックアップ・データ確認（とても大事）

確認すべきこと

• Exchange / M365 → サーバー管理
• POP / PST → 手動バックアップ必須

📍
クラシック Outlook 利用者が一番忘れがち

🧭 設定おすすめ優先順位（まとめ）

✅ ひとことでまとめ

Outlook は「設定8割・操作2割」
最初に整えておくと、

• 誤送信
• 見落とし
• クラッシュ時の被害
  を大きく減らせます。