ExcelをPDFに変換するならどの方法？「PDFまたはXPSで発行」と「Microsoft Print to PDF」の違い

Excelで作成した見積書、請求書、報告書、集計表などを、取引先や社内へPDFで送る機会は多いと思います。

WindowsにはPDFを作る方法が複数あるため、次のどちらを使えばよいのか迷うことがあります。

• Excelの「PDFまたはXPSで発行」
• 印刷画面の「Microsoft Print to PDF」

どちらもPDFファイルを作成できますが、仕組みや適した用途には違いがあります。

結論からいうと、Excelファイルを通常のPDFとして保存する場合は、Excel標準の「PDFまたはXPSで発行」または「名前を付けて保存」からPDFを選ぶ方法がおすすめです。

Excel自身のPDF出力機能を使うため、Excelで設定した印刷範囲、改ページ、用紙サイズ、余白、拡大縮小などを確認しながらPDFを作成できます。

一方のMicrosoft Print to PDFは、Excel以外のアプリも含めて、印刷できる画面を仮想プリンター経由でPDF化したい場合に便利です。

この記事の結論

• ExcelからPDFを作るなら「PDFまたはXPSで発行」がおすすめ
• 見積書、請求書、帳票、報告書などの保存に向いている
• PDF化前に印刷範囲、改ページ、余白を確認する
• 品質は通常「標準」を選べばよい
• Microsoft Print to PDFは印刷できる画面をPDF化したい場合に使う
• PDFの崩れは、変換方法よりExcelの印刷設定が原因の場合も多い

ExcelをPDF化する主な方法

Windows版ExcelでPDFを作る方法は、主に次の3つです。

「PDFまたはXPSで発行」と「名前を付けて保存からPDFを選ぶ方法」は、どちらもOffice側のPDF変換機能を利用します。

メニューの入口は異なりますが、Excelの文書をPDFとして保存するという目的はほぼ同じです。

おすすめは「PDFまたはXPSで発行」

ExcelからPDFを作る場合、筆者ならMicrosoft Print to PDFよりも、「PDFまたはXPSで発行」を使用します。

理由は、Excelの標準機能としてPDFを書き出せるためです。

Excelで設定した次の情報を確認しながら、PDFを作成できます。

• 印刷範囲
• 用紙サイズ
• 縦向き・横向き
• 余白
• 改ページ
• 拡大縮小
• ヘッダー・フッター
• ページ番号
• 印刷タイトル

帳票や見積書のように、ページの見た目が重要なファイルでは、Excelの印刷設定を整えてから直接PDF化する方法が分かりやすいでしょう。

おすすめの流れ

Excelファイルを作成

↓

印刷範囲と改ページを確認

↓

印刷プレビューで最終確認

↓

「PDFまたはXPSで発行」でPDF化

「PDFまたはXPSで発行」でPDF化する方法

基本的な手順

1. PDF化したいExcelファイルを開く
2. 「ファイル」をクリックする
3. 「エクスポート」をクリックする
4. 「PDF/XPSドキュメントの作成」を選ぶ
5. 「PDF/XPSの作成」をクリックする
6. 保存先とファイル名を指定する
7. ファイルの種類が「PDF」になっていることを確認する
8. 必要に応じて「オプション」を設定する
9. 「発行」をクリックする

ExcelやOfficeのバージョンによって、表示されるメニュー名や配置が多少異なる場合があります。

Excel 2024やMicrosoft 365では、「名前を付けて保存」または「コピーを保存」からPDFを選ぶこともできます。

名前を付けて保存からPDF化する方法

1. 「ファイル」をクリックする
2. 「名前を付けて保存」または「コピーを保存」を選ぶ
3. 保存先を指定する
4. ファイルの種類で「PDF」を選ぶ
5. 必要に応じて「オプション」を開く
6. 「保存」をクリックする

Microsoft公式でも、Excelでは「名前を付けて保存」または「コピーを保存」を開き、ファイルの種類としてPDFを選択する方法が案内されています。

リボンに「PDFまたはXPSで発行」を追加する方法

Excelから頻繁にPDFを作る場合は、「PDFまたはXPSで発行」をリボンやクイックアクセスツールバーへ追加すると便利です。

クイックアクセスツールバーへ追加する方法

1. Excelを開く
2. 「ファイル」をクリックする
3. 「オプション」を開く
4. 「クイックアクセスツールバー」を選ぶ
5. コマンドの選択を「すべてのコマンド」に変更する
6. 「PDFまたはXPSで発行」を探す
7. 「追加」をクリックする
8. 「OK」をクリックする

追加後は、Excel上部のボタンからPDFの発行画面を直接開けるようになります。

見積書や請求書を日常的にPDF化する業務では、操作回数を減らせます。

PDF出力時の「標準」と「最小サイズ」の違い

PDFまたはXPSの発行画面では、最適化の設定として次の2つが表示されます。

• 標準
• 最小サイズ

標準

印刷品質を重視する設定です。

次のような用途では、基本的に「標準」を選びます。

• 見積書
• 請求書
• 報告書
• 社内資料
• 取引先へ送付する書類
• 紙へ印刷する可能性がある書類
• 長期保存する帳票

最小サイズ

画質よりファイルサイズを小さくすることを優先します。

画像を多く含むExcelファイルや、Web掲載、メール添付容量を小さくしたい場合に選択肢になります。

ただし、図や画像、細かい文字の見え方が悪くなる可能性があります。

迷った場合

通常は「標準」を選択してください。

Microsoft公式も、高い印刷品質が必要な場合は「標準」、ファイルサイズを優先する場合は「最小サイズ」を案内しています。

「オプション」で出力範囲を指定する

PDFまたはXPSの発行画面にある「オプション」では、PDFに含める範囲を指定できます。

主に次のような設定があります。

• 選択した部分
• 作業中のシート
• ブック全体
• 指定したページ
• 印刷範囲を無視するか

作業中のシート

現在選択しているシートだけをPDF化します。

1枚の見積書や請求書を出力する場合に使います。

ブック全体

Excelファイルに含まれる複数のシートを、1つのPDFへまとめます。

月別報告書や複数ページの資料に向いています。

不要なシートや非表示シートが含まれないか、発行前に確認してください。

選択した部分

選択しているセル範囲だけをPDF化します。

表の一部分だけを相手へ渡したい場合に使えます。

ページ指定

複数ページになるExcelシートから、特定のページだけをPDF化できます。

PDF化する前に印刷範囲を確認する

ExcelのPDF化で最も多いトラブルの一つが、不要な列や行までPDFに入ることです。

これは、印刷範囲が正しく設定されていない場合に起こります。

印刷範囲を設定する方法

1. PDFに含めたいセル範囲を選択する
2. 「ページレイアウト」タブを開く
3. 「印刷範囲」をクリックする
4. 「印刷範囲の設定」を選ぶ

設定した印刷範囲は、Excelファイルに保存されます。

別の範囲をPDF化したい場合は、以前の印刷範囲が残っていないか注意してください。

印刷範囲を解除する方法

1. 「ページレイアウト」タブを開く
2. 「印刷範囲」をクリックする
3. 「印刷範囲のクリア」を選ぶ

Microsoft公式でも、印刷範囲を確認する場合は、改ページプレビューを利用する方法が案内されています。

改ページプレビューでページの区切りを確認する

ExcelをPDFにすると、表の途中でページが切れたり、見出しと内容が別ページになったりすることがあります。

PDF化する前に「改ページプレビュー」で区切りを確認しましょう。

改ページプレビューを表示する方法

1. 「表示」タブを開く
2. 「改ページプレビュー」をクリックする

画面右下にある表示切り替えボタンから選択することもできます。

改ページプレビューでは、ページの区切りが青い線で表示されます。

• 点線：Excelが自動で設定した改ページ
• 実線：手動で設定した改ページ

青い線をドラッグすると、ページの区切り位置を変更できます。

Microsoft公式でも、「表示」タブから改ページプレビューを開き、改ページをドラッグして移動する方法が案内されています。

ページレイアウト表示で仕上がりを確認する

「ページレイアウト表示」では、用紙の大きさ、余白、ヘッダー、フッターなどをシート上で確認できます。

ページレイアウト表示の開き方

1. 「表示」タブを開く
2. 「ページレイアウト」をクリックする

帳票をPDF化する場合は、通常表示だけでなく、ページレイアウト表示と印刷プレビューの両方を確認することをおすすめします。

ページ番号やヘッダー・フッターは、通常表示では見えず、ページレイアウト表示や印刷結果にだけ表示される場合があります。

印刷プレビューで最終確認する

PDFを作成する直前に、「ファイル」から「印刷」を開いてプレビューを確認します。

確認するポイント

• 必要な表がすべて入っているか
• 右端の列が次ページへはみ出していないか
• ページの途中で表が切れていないか
• 文字が小さくなりすぎていないか
• 余白が大きすぎないか
• ヘッダー・フッターが正しいか
• ページ番号が正しいか
• 不要な空白ページがないか
• 罫線や画像が欠けていないか

印刷プレビューでは、ページを前後に移動しながら、余白や各ページの仕上がりを確認できます。

横長の表を1ページに収める方法

Excelの表は横方向に長くなりやすく、PDF化すると右端の列だけ次ページへ送られることがあります。

この場合は、用紙の向きや拡大縮小を調整します。

横向きに変更する

1. 「ページレイアウト」タブを開く
2. 「印刷の向き」をクリックする
3. 「横」を選ぶ

横幅を1ページに収める

1. 「ページレイアウト」タブを開く
2. 「拡大縮小印刷」を確認する
3. 横を「1ページ」にする
4. 縦は必要に応じて「自動」にする

縦横ともに1ページへ設定すると、データ量が多い場合に文字が非常に小さくなることがあります。

横だけ1ページ、縦は自動にする設定の方が、帳票では読みやすいことがあります。

注意

「1ページに収める」を使うと、Excelは内容を縮小します。

列数や行数が多い表では、PDFには収まっていても文字が読めなくなるため、必ずプレビューを確認してください。

Microsoft公式では、ページ設定の拡大縮小から、横と縦を指定したページ数へ収める方法が案内されています。

複数ページで見出しを繰り返す方法

複数ページにわたる表では、2ページ目以降に列名が表示されず、何の数字なのか分かりにくくなることがあります。

この場合は「印刷タイトル」を設定します。

見出し行を繰り返す手順

1. 「ページレイアウト」タブを開く
2. 「印刷タイトル」をクリックする
3. 「タイトル行」の入力欄をクリックする
4. 各ページで繰り返したい見出し行を選択する
5. 「OK」をクリックする

商品名、数量、単価、金額などの見出しを各ページへ繰り返すことで、PDFが読みやすくなります。

Microsoft Print to PDFとは

Microsoft Print to PDFは、Windowsに搭載されている仮想プリンターです。

紙へ印刷する代わりに、印刷結果をPDFファイルとして保存します。

Excelだけでなく、次のようなアプリから利用できます。

• Webブラウザー
• メモ帳
• 画像表示アプリ
• 業務ソフト
• PDF保存機能を持たないアプリ

Microsoft Print to PDFを使う方法

1. Excelで「ファイル」をクリックする
2. 「印刷」を開く
3. プリンターで「Microsoft Print to PDF」を選ぶ
4. 印刷設定を確認する
5. 「印刷」をクリックする
6. 保存先とファイル名を指定する
7. 「保存」をクリックする

「PDFまたはXPSで発行」と「Microsoft Print to PDF」の違い

Excelで作成した文書をそのままPDFとして保存するなら、Excel標準のPDF出力機能の方が操作の意図が分かりやすく、選択範囲やブック全体なども指定しやすいでしょう。

Microsoft Print to PDFは、Office以外のアプリや、PDF保存機能がない画面をPDFにしたい場合に便利です。

Microsoft Print to PDFを使った方がよいケース

次のような場合は、Microsoft Print to PDFが便利です。

• 使用しているアプリにPDF保存機能がない
• Webページを印刷イメージのままPDF化したい
• 業務ソフトの帳票をPDF化したい
• 通常のPDF出力で問題が発生する
• プリンターへ出力される状態をそのまま保存したい

Excelの場合でも、標準のPDF発行でエラーになる場合や、特殊な印刷ドライバーを前提とした帳票では、Microsoft Print to PDFを試す意味があります。

ExcelのPDFがずれる主な原因

ExcelからPDFを作成したときのレイアウト崩れは、PDFの変換方式だけが原因とは限りません。

印刷範囲が設定されていない

不要な列や行、離れた位置に入力されたデータまで印刷対象になり、ページ数が増えることがあります。

用紙サイズが違う

A4で作ったつもりでも、ページ設定がレターやA3になっていると、想定と異なる位置で改ページされます。

プリンターが変わった

Excelは、選択されているプリンターやプリンタードライバーの印刷可能領域に影響を受けることがあります。

別のパソコンや別のプリンターへ変更した際に、改ページ位置や余白が変わる場合があります。

列幅がぎりぎりに設定されている

画面上では収まっていても、PDF化や別の環境で文字幅が変わり、文字が「####」になったり、改行されたりすることがあります。

フォントがインストールされていない

特殊なフォントを使っている場合、別のパソコンで開くと代替フォントへ置き換わり、文字幅や改行位置が変わることがあります。

拡大縮小率が小さすぎる

無理に1ページへ収めると、文字や画像が小さくなり、罫線が見えにくくなる場合があります。

非表示の行や列がある

意図せず行や列が非表示になっていると、PDFにも表示されません。

PDFが空白になる場合の確認方法

ExcelからPDFを作成したものの、内容が空白になる場合は、次を確認します。

• 印刷範囲が空白セルに設定されていないか
• 選択した部分だけを発行していないか
• 対象シートが非表示になっていないか
• 白い図形が表を覆っていないか
• 文字色が白になっていないか
• 印刷対象外の設定になっていないか

印刷範囲を一度クリアし、印刷プレビューで内容が表示されるか確認してください。

PDFが複数ファイルに分かれる場合

複数のシートを選択してMicrosoft Print to PDFを実行した際、設定や印刷処理によっては保存画面が複数回表示される場合があります。

複数シートを1つのPDFへまとめたい場合は、「PDFまたはXPSで発行」のオプションで「ブック全体」を選ぶ方法が分かりやすいでしょう。

PDFの文字が小さくなる場合

PDF化した際に文字が極端に小さくなる場合は、拡大縮小設定を確認します。

確認する場所

• ページレイアウトの「拡大縮小印刷」
• 印刷画面の拡大縮小設定
• ページ設定の「次のページ数に合わせて印刷」

横と縦の両方を1ページへ設定している場合は、縦を「自動」へ戻してみてください。

それでも小さい場合は、表を複数ページに分ける、不要な列を削除する、用紙を横向きにするなどの調整が必要です。

PDFの余白を小さくする方法

1. 「ページレイアウト」タブを開く
2. 「余白」をクリックする
3. 「狭い」を選ぶ

より細かく設定する場合は、「ユーザー設定の余白」を開きます。

ただし、余白を極端に小さくすると、紙へ印刷した際にプリンターの印刷可能範囲からはみ出す可能性があります。

見積書や請求書をPDF化する際の注意点

計算式ではなく表示結果を確認する

PDFには、セルの計算式ではなく、その時点で表示されている結果が出力されます。

金額、消費税、合計、日付などに誤りがないか確認します。

非表示シートや不要な情報を確認する

ブック全体をPDF化すると、意図していないシートが含まれる可能性があります。

原価表、社内メモ、取引先へ見せてはいけないシートが含まれていないか確認してください。

ファイル名を分かりやすくする

例えば、次のようなファイル名にすると管理しやすくなります。

20260719_見積書_株式会社〇〇御中.pdf

「見積書.pdf」だけでは、あとから相手や作成日を判別しにくくなります。

元のExcelファイルも保存する

PDFは閲覧・配布用に向いていますが、数式や元データを編集する用途には向きません。

PDFだけでなく、元のExcelファイルも適切な場所へ保存してください。

送信前にPDFを開いて確認する

作成したPDFを実際に開き、次を確認します。

• ページ数
• 金額
• 会社名・宛名
• 日付
• 有効期限
• 印鑑やロゴ
• 文字切れ
• 空白ページ
• 不要なシート

重要

Excel上で正しく見えていても、PDFの最終結果が正しいとは限りません。

送信前に必ず完成したPDFを開いて確認しましょう。

PDF化しても元のExcelは保護されない

ExcelをPDFに変換しても、元のExcelファイル自体にアクセス制限が付くわけではありません。

元ファイルに顧客情報、原価、個人情報などが含まれている場合は、保存場所やアクセス権にも注意が必要です。

• 共有フォルダーの権限を限定する
• OneDriveやSharePointの共有範囲を確認する
• メールへ元のExcelを誤添付しない
• 不要になった一時ファイルを削除する
• 個人用クラウドへ保存しない

ExcelからPDF化するおすすめ設定

ExcelからPDF化する手順チェックリスト

まとめ

ExcelからPDFを作る方法には、「PDFまたはXPSで発行」と「Microsoft Print to PDF」があります。

どちらもPDFを作成できますが、Excelファイルを見積書、請求書、帳票、報告書としてPDF化する場合は、Excel標準の「PDFまたはXPSで発行」をおすすめします。

Excel側の機能から直接PDFを作成でき、作業中のシート、ブック全体、選択範囲なども指定しやすいためです。

一方、Microsoft Print to PDFは、Excel以外のアプリや、PDF保存機能を持たない画面をPDF化する場合に便利です。

最終的な結論

• Excelファイルは「PDFまたはXPSで発行」でPDF化する
• 品質は通常「標準」を選択する
• PDF化前に印刷範囲と改ページを確認する
• 横長の表は横1ページ・縦自動を基本に調整する
• 完成したPDFを開いてから相手へ送る
• Microsoft Print to PDFは、印刷画面をPDF化したい場合に使う

PDF変換の方法だけを変えても、Excelの印刷範囲やページ設定が正しくなければ、レイアウトは崩れます。

「改ページプレビュー」「ページレイアウト表示」「印刷プレビュー」の3つを確認してから発行することが、きれいなPDFを作る一番のポイントです。

よくある質問

ExcelをPDFにするなら、どの方法が一番おすすめですか？

通常は「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」からPDFを発行する方法がおすすめです。「名前を付けて保存」でPDFを選ぶ方法でも構いません。

Microsoft Print to PDFではだめですか？

PDFは作成できます。ただし、Excel文書を通常のPDFとして保存するなら、Excel標準のPDF出力機能の方が、シートやブック、出力範囲を指定しやすくなっています。

「標準」と「最小サイズ」はどちらを選べばよいですか？

見積書、請求書、帳票、報告書、印刷する可能性がある資料では「標準」を選びます。Web掲載やメール容量を優先し、多少画質が下がってもよい場合は「最小サイズ」を選びます。

Excelの右側がPDFで切れてしまいます

用紙を横向きに変更し、拡大縮小印刷の横幅を1ページへ設定してください。その後、印刷プレビューで文字が小さくなりすぎていないか確認します。

表が2ページに分かれてしまいます

改ページプレビューを開き、青い改ページ線を調整します。横幅を1ページへ設定する方法もありますが、無理に縮小すると文字が小さくなるため注意してください。

複数シートを1つのPDFにできますか？

できます。「PDFまたはXPSで発行」の「オプション」を開き、「ブック全体」を選択してください。不要なシートが含まれないか、PDF発行後に確認しましょう。

特定のセル範囲だけをPDFにできますか？

PDF化したいセルを選択し、発行画面の「オプション」で「選択した部分」を指定します。印刷範囲として設定する方法もあります。

PDFにすると文字が小さくなります

縦横ともに1ページへ収める設定が有効になっている可能性があります。横を1ページ、縦を自動へ変更するか、複数ページへ分割してください。

PDFに空白ページが入ります

離れたセルにデータや書式が残っている、印刷範囲が広く設定されている、手動改ページが残っている可能性があります。印刷範囲をクリアし、改ページプレビューで確認してください。

ExcelのPDF化にAdobe Acrobatは必要ですか？

必要ありません。ExcelやOfficeの標準機能だけでPDFを保存・変換できます。

PDF化すると数式も相手に見えますか？

通常のPDFには、セルに表示されている計算結果が出力されます。元の数式を編集することはできません。ただし、元のExcelファイルを一緒に送ると数式や非表示シートを確認される可能性があるため、添付ファイルを間違えないよう注意してください。

参考資料

• Microsoft「OfficeデスクトップアプリでPDFまたはXPSに保存または変換する」
• Microsoft「ワークシートの改ページを挿入、移動、削除する」
• Microsoft「ワークシートの印刷範囲を設定または解除する」
• Microsoft「印刷前にワークシートをプレビューする」
• Microsoft「Excelで1ページに収める」